庞杂的事情简单做:便利贴分大中小,一封邮件只说一件事。

浏览量:837 发布于:2020-07-08

庞杂的事情简单做:便利贴分大中小,一封邮件只说一件事。

◆便利贴规格的妙用,省时就靠它

便利贴是工作中常见的办公用品,平常大家都会用这种小文具来製作小提醒,帮助自己记忆或是标示重点。但是你想想,一旦便利贴越来越多,需要记录的东西也越来越杂,如何整理和利用这些大大小小的便利贴内容,也成为日常工作中需要了解的小常识之一。

小广是便利贴使用爱好者,不管是做计画、做记录还是标记提醒都喜欢使用便利贴。他觉得这样能够快速地抓住重点,即便是太複杂的东西也不需要花费过多时间去整理。何况还可以随意贴在任何地方,方便自己一眼就能看到。但实际上,在使用了过多不同规格的便利贴后,小广出现了短暂性的迷茫。因为他常喜欢在自己的电脑萤幕周围贴满大大小小的便利贴,虽然一眼就能看见,但是往往需要花费些许时间仔细翻找,才能找到他想要的内容。

便利贴虽好,可还是要用对方法。使用的方法不对,原本是能够减轻负担的东西就会变成累赘,这就与初衷不相符了。不仅不会给工作带来方便,还有可能会耽误工作呢!

那幺该如何使用这个头虽小、作用却很大的便利贴呢?要想精準使用这个便利贴,应将便利贴分为小尺寸便利贴、中尺寸便利贴、大尺寸便利贴。

1.小尺寸便利贴:关键字

小尺寸便利贴因为规格的限制,不能在上面做过多的标注,由于能够写下的字数有限制,所以推荐在这些小尺寸便利贴上写上一些关键字,比如合约、工作总结、收款资料……这些「短小精悍」的词彙能够帮助你快速联想到要做的事情。

2.中尺寸便利贴:项目名称

中尺寸便利贴比小尺寸便利贴稍大,这就意味着它所能承载的内容也比小尺寸便利贴更多,只需要用简短的词或者短句将一件事情或一个东西写清楚,让人一看就能明白即可。例如结合第一节整理时间的内容来说,可以在中尺寸便利贴上写上「10:00拜访客户」、「15:00部门培训」等简短的内容。

3.大尺寸便利贴:具体事务的详细内容

大尺寸的便利贴就不会因为「身材」的限制而过分限制内容的多少了。可将想要记下的内容较详细地写出来。

当然,我们这里的分类只是依据常规的尺寸来整理的,现在市面上有很多异形规格的便利贴,各位可以针对它的容量来整理需要写进去的内容。

便利贴贴得过多反而会造成负担
精準使用才能最大程度地发挥便利贴的作用

按规格使用便利贴

很多人觉得发送邮件是一件很平常的事,对邮件的内容往往并不会去推敲斟酌。当用邮件展开工作的时候,大部分人只将其当作普通的交流工具,将想说的各种事项都夹杂着说,这样会发生很多疏漏,也显得很不专业。所以,我们建议一封邮件只说一件事。

举个很简单的例子,如果会议日程与到货确认两个事项放在同一封邮件里说,就有可能产生以下的问题:

1.跟进过程中,混淆已解决的事项和未解决的事项。

2.对方可能在所有事情都可以给出答覆之前不会联繫。

3.邮件的一部分内容被忽略。

因此,一封邮件只说一件事是最为有效的工作沟通方式,可以让对方集中精力处理当前邮件中所说的事。当有多项工作要安排时,分别发邮件加以说明,这样,对方可以透过邮件的「已读」和「未读」状态,及时发现不同专案的进展情况,不会造成疏漏。

养成一封邮件只说一件事的习惯,会使我们的工作会变得更有条理。收件者会在第一时间明白当务之急是什幺,寄件者也会因此及时得到收件者的回覆。工作中的影响是互相的,寄件者是专业和严谨的,那幺对方也会回以相应的工作方式和工作态度。

1.必要事项逐条罗列

在手头工作任务比较多的情况下,将必要的事项按条目罗列下来,一目了然,头脑也会随之变得清晰,防止自己因为忙碌而遗忘某件事。

2. 把第一步中罗列的项目按紧急程度排列

将第一步罗列出来的事项,按照轻重缓急的程度排列,标好先后顺序。收件者在看到邮件后,能迅速分清楚事项的主次,及时处理当下该完成的任务。

3.每个项目后分别书写详细的描述

在每个项目所属的邮件内,详细描述项目的进展情况、需要对方合作与回覆的地方等重要资讯,添加相关附件内容,每一封邮件只说一件事。将这些邮件按顺序发给对方,等待回覆后一一处理。

一封邮件说几件事容易让接收者产生混淆
一封邮件只说一件事是最有效的沟通方式

一封邮件说一件事